Zoeken

Hoe factureren aan Groep Gent

Groep Gent past voor alle facturen volwaardige e-facturatie toe. Lees hoe je een digitale factuur indient en wat de vereisten zijn.

Waarom e-facturatie?

Het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen naar Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen.

Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, Politiezone Gent, Hulpverleningszone Gent en District09, de 7 entiteiten verbonden aan de Groep Gent, kiezen resoluut voor een vlugge, vergaande en volwaardige e-facturatie. 

Hiermee zetten we een belangrijke stap naar de digitalisering en automatisering van facturen. Alle facturen, ongeacht de waarde van de opdracht, dien je verplicht via e-facturatie in.

E-facturatie biedt nog heel wat voordelen:

  • E-facturatie zorgt voor tijdsbesparing, alles verloopt immers automatisch
  • Facturen worden sneller betaald
  • Er is minder kans op fouten en fraude
  • Het risico dat we facturen verliezen, verdwijnt
  • Er zijn geen papier-, port- en envelopkosten

Ook voor jouw bedrijf is dit een opportuniteit om dit proces te digitaliseren.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur die elektronisch gemaakt en verzonden wordt via Peppol. Peppol is een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.

Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.

Meer informatie rond e-facturatie vind je terug op de website van de federale overheid efactuur.belgium.be

Een factuur die je op papier of via PDF per mail verzendt wordt geweigerd. 

Hoe dien je een e-factuur in?

Je kan op 3 manieren elektronisch factureren aan Groep Gent. Let wel dat je maar op één manier je e-factuur verstuurt en verstuur ook geen kopie per mail.

Via een facturatietool

Hoe ga je tewerk?

  1. Kies een van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen.
    Tip: vergelijk snel de verschillende (gratis) tools a.d.h.v. deze tabel met belangrijkste eigenschappen.
  2. Raadpleeg ook zeker de webpagina van de facturatietool die je wil gebruiken voor extra info of instructievideo's.
  3. Kan jouw tool niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of gebruik een andere facturatietool.

Via je eigen boekhoudpakket of ERP-systeem

Hoe ga je tewerk?

  1. Check of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol.
  2. Volg de stappen op de website van de Vlaamse Overheid.
  3. Kan je pakket niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of een andere facturatietool.

Via Mercurius

Gebruik je geen facturatietool of kan je geen e-facturen versturen via jouw facturatietool of boekhoudpakket? Je kan gratis e-facturen versturen via Mercurius, het portaal van de federale overheid.

Hoe ga je tewerk?

  1. Meld je aan op het Mercurius platform met je eID (momenteel is inloggen via itsme nog niet mogelijk in de toepassing).
  2. Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’, vul alle gegevens in en klik op ‘Verstuur’.
  3. Je kan de status opvolgen in het overzicht.

Voldoet je huidige softwarepakket niet?

Tip: De fiscus voorziet een tijdelijke, verhoogde kostenaftrek van 120% voor bepaalde kosten die je moet maken als je huidige softwarepakket voor facturatie niet de mogelijkheid biedt om facturen op de juiste manier te versturen. Lees de voorwaarden op de website van VLAIO. 

Aan welke vereisten moet je e-factuur voldoen?

Business rules met technische vereisten

Bekijk onze business rules met de belangrijkste richtlijnen over de inhoud van de velden in je e-factuur. Daarmee zorg je dat jouw e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen wordt aangeleverd en efficiënt kan worden verwerkt in ons ERP-systeem.

Vormvereisten

Heb je een btw-nummer? Dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

  • Juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
  • Btw-nummer van de verkoper
  • Btw- of ondernemingsnummer van een van onze entiteiten
  • IBAN-nummer van de verkoper
  • Bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
  • Omschrijving en datum van dienst of levering

Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.

Uitzonderingen: facturatie per e-mail

Uitzonderlijk kan je ons nog een factuur per e-mail bezorgen. Je moet hiervoor voldoen aan een van onderstaande voorwaarden:

  • Je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer.
    Opgelet: een ondernemingsnummer verschilt van een BTW nummer. Heb je een onderneming zonder btw- maar mét ondernemingsnummer? Dan ben je ook verplicht om e-facturen in te dienen.
  • Je factureert buiten een overheidsopdracht (bv. huren, belastingen, taksen,  ...).
  • Je bent een buitenlandse (niet EU) leverancier die buiten het bereik van het Peppol-netwerk valt.

Kom je voor een uitzondering in aanmerking?

  1. Bezorg jouw aanvraag én e-mailadres aan factuurinfo@stad.gent.
  2. Word je aanvraag goedgekeurd dan heb je de mogelijkheid om jouw facturen via PDF te versturen.

Technische ondersteuning

Raadpleeg de helpdesk van de toepassing die je gebruikt voor technische ondersteuning, foutmeldingen, vragen of facturen correct afgeleverd zijn enz.

Wij kunnen enkel nagaan of we een e-factuur al dan niet hebben ontvangen.

Onkostennota’s

Als leveranciers zonder ondernemingsnummer (particulieren, bepaalde vrije beroepen) vermeld je minimaal onderstaande gegevens op jouw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

  • Naam
  • Adres
  • IBAN-rekeningnummer
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Omschrijving en datum van dienst of levering
  • Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
  • Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via e-mail aan de opdrachtgevende dienst of contactpersoon. Zij registreren jouw onkost en zorgen voor de uitbetaling ervan.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met de Stad Gent komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst of het bevoegd orgaan.

  1. Bezorg jouw ondernemingsnummer en emailadres aan cel.derden@stad.gent.
  2. Na goedkeuring door de dienst of orgaan verstuurt de Stad Gent je bestelbon digitaal.
  3. Wacht de ontvangst van de bestelbon af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Jouw gegevens worden verwerkt volgens de GDPR-regelgeving. Je hebt altijd recht om deze gegevens in te kijken en aan te passen. Neem daarvoor contact op met cel.derden@stad.gent.

Facturatie- en contactgegevens