U kunt:

• schrijven. Aangetekend hoeft niet, een gewone brief volstaat.
  Voor een vlotte afhandeling is het handig dat u uw probleem alvast schriftelijk samenvat. Vooral bij ernstige of gegronde klachten is een schriftelijke bevestiging belangrijk.
• faxen.
• e-mailen.
• langskomen.

U bent welkom tijdens de spreekuren.
Telefonisch worden er meestal geen klachten genoteerd, maar kan er eventueel een afspraak gemaakt worden.

Allereerst onderzoekt de ombudsvrouw of uw klacht ontvankelijk is. Dat wil zeggen, onderzoeken of we wel bevoegd zijn.

Is dat het geval dan stelt de ombudsvrouw een dossier samen gebaseerd op enerzijds de klacht van de burger en anderzijds de informatie en toelichtingen van de betrokken stadsdiensten. Alle betrokken partijen worden dus gehoord.

Zij onderzoekt en evalueert het probleem. Is er een fout gebeurd? Werd verzoeker onbehoorlijk behandeld? Werd een bepaalde procedure niet of niet correct toegepast? Liet een antwoord of een reactie al te lang op zich wachten?

De beoordeling gebeurt dus volgens bepaalde criteria.

Elk jaar wordt er aan de gemeenteraad een jaarverslag voorgelegd. Ook tussentijdse verslagen zijn mogelijk.